Làm thế nào để IT và HR hiểu nhau hơn?

Làm thế nào để IT và HR hiểu nhau hơn?

Sự chuyển đổi công nghệ số đã loại bỏ được rất nhiều công việc khó khăn hằng ngày liên quan đến nhân sự. Perry Oostdam, đồng sáng lập và CEO của Recruitee chia sẻ rằng nhân sự (HR) đã từng là bộ phận thụ động bởi những thủ tục giấy tờ, nhưng công nghệ tự động hoá các hoạt động về biên chế, lương bổng và quyền lợi của nhân viên đã giảm bớt những công việc nhàm chán, giải phóng các chuyên gia HR, giúp họ tập trung nhiều hơn vào chiến lược sáng tạo và kỹ năng phân tích.

“Công nghệ giúp tăng năng suất, nâng cao hiệu quả là một điều không thể phủ nhận”. Điều quan trọng hơn nữa là công nghệ đã giúp HR thêm động lực để đổi mới. Thay vì dùng cả ngày chỉ để duy trì bits and mảng số liệu trên giấy tờ, bây giờ HR có thể có thời gian và công cụ để tối ưu hoá và tái tạo lại quá trình này,”- ông ấy nói.

Tuy nhiên, khi công nghệ được áp dụng ngày càng rộng rãi, các chuyên gia HR sẽ cần đánh giá mối quan hệ của họ với bộ phận IT. Oostdam chia sẻ rằng đối với mỗi công ty, có một sự đối đầu cơ bản truyền thống giữa hai bộ phận này, nhưng mà điều quan trọng là công nghệ chuyển đổi ngày càng nhanh chóng sẽ làm thay đổi thái độ lạc hậu này.

CẦN SỰ HỢP TÁC ĐỂ TÌM RA ĐƯỢC PHẦM MỀM HỖ TRỢ CHO HR TỐT NHẤT

Có rất nhiều platforms HR áp đảo trên thị trường để hỗ trợ HR, tuy nhiên phòng IT có thể giúp phòng HR bằng cách sắp xếp và xác định rõ những công cụ có sẵn nào là hiệu quả nhất. Họ sẽ đảm bảo phần mềm triển khai suôn sẻ, tổ chức đào tạo tất cả nhân viên làm sao tận dụng tốt nhất các phần mềm nhân sự mới nhất.

“Hơn thế nữa, chúng ta có thể thấy rằng HR đóng vai trò lớn trong việc tổ chức hiệu quả các hoạt động, vì vậy họ cần có công nghệ phù hợp để thực hiện điều đó,”  Kris Duggan, Giám đốc điều hành của BetterWorks chia sẻ.

Để bắt kịp sự phát triển không ngừng của công nghệ, IT phải thay đổi bản thân theo xu hướng. Duggan cho rằng nhân sự và IT cũng giống như việc tập trung vào “Xu hướng nào đang xảy ra giữa người và công nghệ.” Và vì con người đang dần tiếp thu nhiều hơn trong thời đại công nghệ không ngừng thay đổi, họ cũng ngày càng mong đợi nhiều hơn sự tiện dụng mà công nghệ sẽ hỗ trợ họ trong công việc.

Cách phối hợp này đã bắt đầu từ những ngày đầu. Nếu các CIO và giám đốc nhân sự (CHRO) ây dựngmối quan hệ liên kết lẫn nhau bền chặt, luôn giao tiếp cởi mở, hiện tượng giao tiếp này sẽ xảy ra tương tự khắp các bộ phận khác – theo Gordon Laverock, Hoa Kỳ đối tác quản lý về Presence of IT – một công ty tư vấn toàn cầu thuộc ngành nhân sự.

Mối quan hệ bền chặt giữa CIO và CHRO không chỉ khuyến khích nhân viên phòng ban IT và HR cộng tác với nhau, mà còn giúp phát triển các phương pháp hay công nghệ cho toàn bộ tổ chức. Mỗi bộ phận, từ Marketing đến Tài Chính, đều dựa vào các phần mềm hay phần cứng mới và cải tiến – nhưng không phải bộ phận nào cũng hiểu được ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ mới. Bởi vì IT và HR là hai bộ phận phải làm việc với nhiều dữ liệu nhạy cảm, các giám đốc nên hướng dẫn, đưa ra đường lối chỉ đạo để giúp họ thực hiện công việc một cách tốt nhất thông qua khả năng nhận sự thay đổi của chiến lược kỹ thuật số mới.

“Hình thành một cơ cấu quản trị không chỉ dựa vào sự đánh giá của công nghệ và quá trình thực hiện mà còn thiết lập quy trình quản trị liên tục trên mọi phòng ban của tổ chức – điều này sẽ tạo ra cơ hội mạnh mẽ để tiến tới thành công” – Laverock nói.

HR CẦN BIẾT CÁCH HOẠT ĐỘNG CỦA BẢO MẬT IT

Có rất nhiều công cụ giúp các chuyên gia HR trong quá trình làm việc, và chẳng có gì sai khi áp dụng các công cụ đó vào nơi làm việc, tuy nhiên nhân sự cũng giải quyết số lượng lớn dữ liệu một cách rất bí mật. Điều cuối cùng mà tổ chức mong muốn làm là thông tin về sức khoẻ , tiền lương hoặc những dữ liệu cá nhân khác của nhân viên không rơi vào tay người xấu khi được đưa lên các đám mây trực tuyến hoặc một máy chủ nào đó. Ngược lại, hệ quả sẽ gây ra rắc rối pháp lý nếu dữ liệu nhân sự bị khai thác hoặc bị mất – và đó là một trong những vấn đề lớn nhất mà IT có thể giúp đỡ – Oostdam chia sẻ.

Nếu bộ phận IT và nhân sự chỉ hợp tác trên một khía cạnh nào đó, việc hợp tác này nên được bảo mật. Làm việc chặt chẽ với IT là cách duy nhất để có thể đảm bảo mọi người đều được bảo vệ; đặc biệt kể từ khi HR đồng ý giao dịch các thông tin nhạy cảm hơn so với IT, biến yêu cầu bảo mật trở thành ưu tiên số 1.

TRẢI NGHIỆM BUY-IN VÀ NGƯỜI DÙNG

Nhân viên mong đợi khả năng sử dụng với các ứng dụng của doanh nghiệp, và phần mềm hỗ trợ cho HR cũng không ngoại lệ. Theo Duggan, IT không lạ lẫm gì khi lựa chọn phần mềm hay phần cứng sao cho phù hợp với trải nghiệm người dùng, bởi vì họ có nhiều kinh nghiệm có thể  hướng dẫn HR đâu là hướng đi đúng, từ đó đưa ra được lựa chọn thân thiện nhất với người dùng. Lựa chọn phần mền HR đúng đắn sẽ cải thiện độ hài lòng của nhân viên, đối tác, năng suất và hiệu quả công việc, kết quả sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, hạn chế lãng phí thời gian và sự thất vọng của khách hàng.

Căn chỉnh hệ thống IT và HR để gặt hái doanh thu

IT và HR đều là hai bộ phận cơ bản trong mỗi doanh nghiệp và có rất nhiều công việc của họ ảnh hưởng trực tiếp đến nền tảng hoạt động của công ty. Nếu HR có thể đánh giá mức độ engage và hạnh phúc của nhân viên, họ sẽ đảm bảo lực lượng lao động luôn giữ vững động lực và giúp mang doanh thu trở lại. Đối với IT, nếu họ lựa chọn đúng công cụ thích hợp với nhân viên, công việc sẽ đạt hiệu suất cao hơn và hiệu quả tốt hơn.

“Các mối quan hệ hiện đại giữa HR và IT nên tập trung vào trải nghiệm của nhân viên mà cả 2 bộ phận muốn cung cấp. Thay vì triển khai 1 chương trình nhân sự cứng nhắc, hãy biến chương trình ấy trở nên thật “hào nhoáng”. Đội ngũ nhân viên đang tương tác với rất nhiều công cụ và công nghệ trong cuộc sống hằng ngày, do vậy HR và IT phải tích hợp được 1 chương trình nhân sự HR vào công nghệ stack hiện tại của tổ chức” – Duggan đề cập.

Một nhân viên vui vẻ và năng suất sẽ mang đến lợi nhuận tốt hơn và tính thống nhất cho toàn bộ tổ chức hơn.  Theo Laverock: “Bằng cách kết hợp 50.000 cách nhìn nhận về thiết kế, triển khai và duy trì một giải pháp tầm cỡ doanh nghiệp cộng với sự hiểu biết nhân lực của đội ngũ HR, HR & IT có thể khai thác sự hợp tác hiệu quả hơn và đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.” –